Proses Bisnis dan E-Business

Proses Bisnis dan E-Business

Proses Bisnis

Operasi Internal.selain berkomunikasi  dengan pelanggan dan pelanggan,perusahaan dapat emnggunakan teknologi internet untuk operasi internal dan pengambilan keputusan.Intranet melibatkan penggunaan teknologi internet di dalam organisasi.teknologi internet mencakup alat-alat yang di bahas di muka,seperti html,javascript,dan ASP.organisasi menggunakan intranet dengan berbagai cara.empat jenis umum penggunaan adalah komunikasi internal ,pekerjaan kolaboratif/kooperatif ,akses ke basis data, dan arus kerja.salah satu penggunaan intranet paling awal adalah membuat informasi perusahaan tersedia secara elektronik tanpa harus mengirim banyak dokumen kertas.sebagai contoh,perusahaan dapat mengirim informasi tentang program bonus dan lowongannya di halaman web yang dapat di akses karyawan.

Berinteraksi dengan pemasok.sektor bisnis juga memfokuskan pada konsep manajemen nilai.manajemen nilai melibatkan pengoordinasian proses pembelian perusahaan dengan pemasok untuk mengurangi persediaan,menghindari kehabisan persediaan,memastikan produksi yg mulus,dan mengurangi pembuangan.penekannya adalah pada persekutuan pemasok dan tidak hanya membuat keputusan yang baik secara internal.

Interaksi dengan pelanggan.E-Business dapat digunakan untuk meningkatkan interaksi dengan pelanggan  di sepanjang proses pendapatan.E-Business merupakan dapat digunakan untuk meningkatkan pengetahuan pelanggan mengenai produk perusahaan.untuk perusahaan dengan jumlah produk yg terbatas tidak sering berubah,halaman html statis mungkin cukup sebagai awal.sejalan dengan tumbuhnya E-Business ,perusahaan dapat menerapkan aplikasi e-commerce untuk entri pesanan,penerimaan kas,dan penyediaan jasa.biaya aplikasi e-commerce dapat bervariasi tergantung  pada fungsi apa yg didukung oleh aplikasi tersebut.Lilian vernon corporation mengembangkan keberadaan online yg tepat untuk ukuran bisnisnya sebesar kurang dari $100.000 dan dalam waktu kurang dari 8 minggu.Wakil direktur Lilian vernon corporation menyatakan bahwa pemlihan pemasok yg cermat dan komuikasi yg jelas mengenai kebutuhan-kebutuhan dapat mengurangi biaya pengembangan aplikasi e-commerce.Lilian vernon mengkomunikasikan jumlah barang-barang katalog yang akan di daftar,basis data yang akan di hubungkan ke situs web,dan menghubungkan ke bagian tertentu dari situs tersebut.perusahaan juga ingin situsnya mudah di perbarui dikenakan sumber daya yang terbatas untuk pemeliharaan situs.pada awalnya,perusahaan memproses pesanan secara manual setelah mendownload nya dari situs web.perusahaan sedang mengotomatisasi back end pemrosesan pesanan dengan menggunakan kombinasi staf TI sendiri dan pemasok luar dengan tambahan $200.000 hingga $300.000.

Beberapa strategi taktis untuk sukses dalam e-Business

1. Fokus. Produk-produk yang dijual di internet harus menjadi bagian yang fokus dari masing-masing manajer produk.
2. Banner berupa teks, karena respons yang diperoleh dari banner berupa teks jauh lebih tinggi dari banner berupa gambar.
3. Ciptakan 2 level afiliasi. Memiliki distributor penjualan utama dan agen penjualan kedua yang membantu penjualan produk/bisnis.
4. Manfaatkan kekuatan e-mail. E-mail adalah aktivitas pertama yang paling banyak digunakan di Internet, maka pemasaran dapat dilakukan melalui e-mail atas dasar persetujuan.
5. Menulis artikel. Kebanyakan penjualan adalah hasil dari proses edukasi atau sosialisasi, sehingga produk dapat dipasarkan melalui tulisan-tulisan yang informatif.
6. Lakukan e-marketing. Sediakan sebagian waktu untuk pemasaran secara online.
7. Komunikasi instan. Terus mengikuti perkembangan dari calon pembeli atau pelanggan tetap untuk menjaga kepercayaan dengan cara komunikasi langsung.

Pengindentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem infomarsi beropersi.pengetahuan seperti itu akan memungkinkan mereka untuk menyediakan jasa konsultasi dan desain sistem,serta untuk memnuhi peran mereka sebagai evaluator dan auditor.mutu dan karakteristik dari suatu sistem informasi mempengaruhi sistem kinerja dan seberapa jauh auditor dapat bersandar pada output dari sistem dalam melakukan verifikasi laporan keuangan.

Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman 1 : Kenali kejadian pertama dalam suatau proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktifitas.untuk tujuan mengindentifikasi kejadian,proses dimulai ketika seorang/departemen dalam organisasi menjadi aktif.untuk selanjutnya bertanggung jawab atas kejadian tersebut disebut agen internal.

Pedoman 2 : Abaikan aktifitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.pedoman ini mirip pedoman 1,kecuali bahwa suatu pedoman ini berlaku untuk aktifitas yg terjadi kapan saja dalam suatu proses.

Pedoman 3 : Kenali suatu kejadian baru ketika bertanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.Ketika tanggung jawab untuk aktifitas di suatu proses bergeser dari satu agen internal ke yg lain,suatu perubahan yg signifikan biasanya terjadi.

Pedoman 4 : Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yg sama.setelah interupsi,seorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut.

Pedoman 5 : Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.Relatif mudah untuk mengindentifikasi agen internal,tetapi menemukan sebuah nama yang pantas untuk suatu kejadian,yg dapat terdiri atas beberapa aktifitas.

E-Business

Pengertian E-Business

E-Business merupakan kegiatan berbisnis di Internet yang tidak saja meliputi pembelian, penjualan dan jasa, tapi juga meliputi pelayanan pelanggan dan kerja sama dengan rekan bisnis (baik individual maupun instansi).E – Business meliputi E-Commerce.

E-Business terdiri atas semua jenis pertukaran eloektronik dengan pelanggan dan pemasok maupun operasi dan komunikasi bisnis internal.

E-BUSINESS dalam pengertian The Business Internet  bukan sekedar bertransaksi secara online, tetapi bagaimana perusahaan menggunakan kekuatan informasi digital untuk memahami kebutuhan dan preferensi setiap pelanggan atau mitra bisnisnya, untuk menyesuaikan produk ( barang dan jasa ) sesuai dengan keiinginan mereka dan menyampaikan secara cepat melalui saluran komunikasi internet.

Aplikasi E-Businnes

•ERP (Enterprise Resource Planning)

Sistem informasi pendukung e-business, yg menyediakan berbagai macam kebutuhan perusahaan seperti supply chain, CRM, marketing, warehouse, shipping, dan payment, serta mampu melakukan otomatisasi proses bisnis

•CRM (Customer Relationship management)

Sistem kustomisasi real time yang memanajemen kustomer dan melakukan personalisasi produk dan servis berdasarkan keinginan kustomer

•EAI (Enterprise Application Integration)

Merupakan konsep integrasi berbagai proses bisnis dengan memperbolehkan mereka saling bertukar data berbasis message.

•SCM (Supply Chain Management)

Manajemen rantai supply secara otomatis terkomputerisasi.

Dasar-dasar E-Business

Pada sistem klien sever modern ,suatu aplikasi dapat melibatkan banyak peranti lunak yg dijalankan pada sistem komputer yg berbeda-beda.aplikasi E-Business memerlukan sedikitnya 2 peranti lunak.Bahasa umum untuk pertukaran ini yang di gunakan oleh browser dan server adalah Hyper Text Markup Language (HTML).HTML merupakan bahasa markup yang  menyediakan label standar untuk menstruktur dokumen.HTML digunakan untuk menstandarisasi pertukaran dokumen di web.

Berbisnis di Internet memang menjanjikan, namun tetap saja ada kekurangan ataupun kelebihannya :

Beberapa masalah yang masih menjadi kendala dalam mengembangkan bisnis di Internet

1. Sebagian masyarakat belum siap menerima kemajuan teknologi dalam membawa perubahan cara berkomunikasi dan           berbisnis.

2. Sebagian masyarakat taraf pendidikannya belum terdidik dalam menerima teknologi maju.

3. Sebagian masyarakat menganggap bahwa akses internet suatu yang sangat mahal, terlebih-lebih untuk akses global.

Kelebihan yang diakui oleh pelaku bisnis di Internet :

1. Mudah dan murah untuk memulainya.

2. Dapat menekan biaya promosi.

3. Biaya operasional dan biaya pegawai menjadi rendah.

4. Dapat dijalankan sendiri dari rumah dan secara otomatis.

5. Konsumen tidak dibatasi ruang dan gerak karena ada di seluruh dunia, sehingga mudah diraih.

Faktor-Faktor Penyebab Kegagalan E-Business   :

1. Tidak ada komitmen yang utuh dari manajemen.

2. Penerapan e-business tidak diikuti proses change management.

3. Tidak profesionalnya vendor teknologi informasi yang menjadi mitra bisnis

4. Buruknya infrastruktur komunikasi

5. Tidak selarasnya  strategi TI dengan strategi perusahaan.

6. Adanya masalah keamanan dalam bertransaksi

7. Kurangnya dukungan finansial

8. Belum adanya peraturan yang mendukung dan melindungi pihak-pihak yang bertransaksi (cyberlaw).

9. Menggunakan target jangka pendek sebagai pijakan investasi e-business.

Saya mengambil tulisan ini dari buku Sistem Informasi Akuntansi 1 dan 2.

Halaman 26-30 dan 236-245.

Pengarang  : Dasarantha V. Rama/Frederick I Jones

http://www.gunadarma.ac.id/ 

E business and E commerce

10 Model Sistem Perdagangan di Internet

1. Menjual Produk Anda Sendiri (Sell Your Own Product)

Dalam hal ini anda harus memiliki stok dari barang anda sendiri atau dari barang yang dihasilkan oleh orang ini. Model inilah yang paling populer saat ini. Produk yang anda jual bisa produk yang berbentuk (fisik) maupun produk digital (software, mp3, ebook dan lain sebagainya)

2. Menjual Jasa yang Anda miliki (Sell Your Own Services)

Di sini yang anda jual adalah jasa berupa keahlian yang dibutuhkan oleh orang lain. Model ini sekarang sedang berkembang, situs yang menawarkan pasar jasa ini contohnya adalah FIVER. Di sana anda akan menemukan tempat seperti pasar dimana terjadi tawar-menawar dan pembelian dari jasa yang dilakukan oleh seseorang. Namun juga tak terlepas anda membuat website anda sendiri untuk menawarkan jasa yang anda jual. Jasa yang anda jual dapat bermacam-macam, contohnya membuat logo, membuat website, jasa SEO, membuat artikel, membuat software dan lain-lain.

3. AffiliateMarketing

Pengertian dari Affiliate Marketing adalah anda menjual atau mereferensikan produk atau jasa orang lain dengan kompensasi komisi untuk setiap penjualan (Pay per Sale), untuk setiap lead prospek (Pay per Lead) atau untuk setiap klik yang dilakukan (Pay per click). MLM/network yang dilakukan secara online juga merupakan kategori ini.

4. Contextual Advertising

Disini anda membuat sebuah website/blog dengan isi/artikel yang menarik/unik sehingga dikunjungi oleh banyak visitor. Dimana anda memperoleh pendapatan? anda akan memperoleh pendapatan dari memasang iklan yang telah disediakan oleh pihak penyedia jasa ini, dan setiap klik iklan yang anda akan dibayar. Iklan yang dipasang akan berhubungan denga artikel/isi yang anda buat itulah mengapa dinamakan iklan kontekstual. Untuk yang populer sekarang ini adalah Adsense dari Google.

5. Site Flipping

Di model bisnis ini yang dilakukan adalah jual-beli website. Ya, website adalah suatu aset yang berharga seperti sebuah rumah atau toko. Biasanya pelaku bisnis ini membeli sebuah website yang murah namun memiliki potensi, dengan sedikit polesan dan peningkatan maka website pun dapat dijual dengan harga yang lumayan. Sebenarnya untuk bisnis inilah yang memiliki potensi besar dalam memperoleh pendapatan di bisnis internet.

6. Business – to – business (B2B).

Tipe ini paling banyak  digunakan dan pada tipe ini   menggunakan IOS.

7. Business – to – consumer (B2C)

Merupakan transaksi eceran dengan pembeli perorangan .

8. Consumer – to – consumer (C2C)

Pada tipe ini seorang konsumen menjual secara langsung kepada konsumen lainnya.

9. Consumer – to – business (C2B)

Perorangan yang menjual produk atau layanan kepada suatu organisasi,dan perorangan yang mencari penjual, berinteraksi dengan mereka, dan menyepakati suatu transaksi

10. Nonbusiness e-Commerce

Lembaga non bisnis yang menggunakan berbagai  tipe e-Commerce untuk mengurangi biaya atau untuk meningkatkan operasi dan layanan publik.

Aktifitas Proses

 SIKLUS PRODUKSI

Aktivitas produksi pada umumnya adalah aktivitas mengubah bahan baku menjadi bahan jadi. Hal ini hanya terjadi pada perusahaan manufaktur(industri). Siklus produksi memiliki rangkaian aktivitas yang di selenggarakan secara bertahap.

Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi :

Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam keputusan mengenai hal-hal berikut ini :

   • Bauran produk

   • Penetapan harga produk

   • Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)

   • Manajemen Biaya

   • Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

   • Perancangan Produk

   • Perencanaan dan Penjadwalan

   • Operasi Produksi

   • Akuntansi Biaya

Perancangan Produk (Aktivitas 1)

• Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.

• Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas 2)

• Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.

• Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Operasi Produksi (Aktivitas 3)

• Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.

• Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :

  1. Bahan baku yang digunakan

  2. Jam tenaga kerja yang digunakan

  3. Operasi mesin yang dilakukan

  4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi

Akuntansi Biaya (Aktivitas 4)

• Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.

• Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

  1. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi

  2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

  3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

 Apakah ancaman-ancamannya ?

– Transaksi yang tidak diotorisasi

– Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap

– Kesalahan pencatatan dan posting

– Kehilangan data

– Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

Apakah prosedur pengendalian itu ?

– Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan

– Otorisasi produksi

– Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong

– Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal.

SIKLUS HRD ATAU MANAJEMEN SDM

Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus manajement sdm ?

1. Perbarui File Induk Penggajian

2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran

4. Mempersiapkan Penggajian

5. Membayar Gaji

6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain

Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.

• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.

• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..

• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

• Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

Membayar Gaji (Aktivitas 5)

• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.

• Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung

• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.

• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

SIKLUS PENDAPATAN

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

1 Entri pesanan penjualan

2 Pengiriman

3 Penagihan dan Piutang Usaha

4 Penagihan Kas

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:

Entri Pesanan Penjualan

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

1. Mengambil pesanan dari pelanggan

2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

3. Memeriksa ketersediaan persediaan

Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

1. Mengambil dan mengepak pesanan

2. Mengirim pesanan tersebut

Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

1. Penagihan ke para pelanggan

2. Memelihara data piutang usaha

Penagihan Kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

1. Menangani kiriman uang pelanggan

2. Menyimpannya ke bank

SIKLUS BUKU BESAR UMUM DAN PELAPORAN KEUANGAN

Menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.

Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan :

1. Mengumpulkan data transaksi

2. Memproses arus masuk transaksi

3. Menyimpan data transaksi

4. Melakukan pengendalian akunting

5. Menyediakan laporan keuangan

6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi

Sumber Data dan Masukan

Sistem buku umum menerima masukan dari berbagai macam sumber.

Sumber-sumber masukan buku besar umum adalah transaksi-transaksi keuangan yang secara tradisional telah dimasukkan ke dalam buku besar umum, yaitu :

• Tranaksi tidak rutin yang terjadi selama periode akunting.

• Transaksi penyesuaian akhir periode yang : (a) berulang dan (b) tidak berulang.

• Transaksi balikan (Reversing transaction).

Bentuk-Bentuk Masukan

• Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual.

• Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.

Arus dan Pemrosesan Data

Dalam sistem tradisional, data transaksi mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan akhirnya dibukukan ke buku besar umum.

Dalam sistem berdasarkan komputer, data transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita magnetik atau dipiringan magnetik.

Data Base

Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip berikut cukup mewakili :

1. Arsip Induk Buku Besar Umum

2. Arsip Riwayat Buku Besar Umum

3. Arsip Induk Pusat Tanggungjawab

4. Arsip Induk Anggaran

5. Arsip Format Lapangan Keuangan

6. Arsip Lembar Jurnal Berjalan

7. Arsip Riwayat Lembar Jurnal.

Pengendalian Akunting

Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.

SIKLUS PENGELUARAN

Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi

Pembelian

 Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :

Gudang/Bagian Lain

Pembelian

Penerimaan

Hutang Dagang

Kasir/Pembayaran

Gudang

Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.

Pembelian

Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

Bagian Penerimaan

Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.

Bagian Hutang Dagang

Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

Bagian Kasir

Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE :

Pengumpulan data

Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.

Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu.

Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.

Pemrosesan awal data

Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.

Pemrosesan lanjut

Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.

Update data

Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.

Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang dipesan”).

Untuk Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan.

Judul buku: sistem informasi akutansi

Nama pengarang: sri dewi anggadini

Halaman: 165-205

Judul buku : sistem informasi akutansi

Nama pengarang : dasaratha v rama

Halaman : 23-26